PDFs im Web komprimieren

Mit dem Juli-Update 2025 hat Microsoft ein praktisches neues Feature für SharePoint Online eingeführt: die Möglichkeit, PDF-Dateien direkt im Webbrowser zu komprimieren – ganz ohne Drittanbieter-Tools oder zusätzliche Software. In diesem Beitrag zeige ich, wie das funktioniert, welche Komprimierungsstufen zur Verfügung stehen und wo aktuell noch Einschränkungen bestehen.

🔧 Drei Komprimierungsstufen

Beim Speichern einer PDF-Datei in SharePoint Online steht nun die Option „PDF-Größe reduzieren“ zur Verfügung. Nutzer:innen können dabei zwischen drei Komprimierungsstufen wählen:

Leichte Komprimierung
Reduziert die Bildqualität um ca. 25 % – ideal für kleinere Optimierungen ohne sichtbaren Qualitätsverlust.
Mittlere Komprimierung
Reduziert die Bildqualität um ca. 50 % – ein guter Kompromiss zwischen Dateigröße und Lesbarkeit.
Hohe Komprimierung
Reduziert die Bildqualität um ca. 75 % – perfekt für Archivierungszwecke oder den Versand per E-Mail.

📱 Noch nicht mobil verfügbar

Aktuell ist die Funktion ausschließlich in der Webversion von SharePoint Online verfügbar. In den mobilen Apps (iOS und Android) fehlt die Option zur PDF-Komprimierung derzeit noch. Für viele Nutzer:innen, die unterwegs arbeiten, ist das ein kleiner Wermutstropfen – aber es ist gut möglich, dass Microsoft dieses Feature in einem der kommenden Updates auch mobil nachliefert.

💡 Praxistipp: Wann welche Stufe sinnvoll ist

• Leicht: Für interne Dokumente, bei denen die Qualität erhalten bleiben soll.
• Mittel: Für den Versand per E-Mail oder zur Reduzierung von Speicherplatz.
• Hoch: Für Archivierung oder wenn die Lesbarkeit zweitrangig ist.

🔮 Ausblick

Die native PDF-Komprimierung ist ein weiterer Schritt in Richtung eines vollständig integrierten Dokumentenmanagements in Microsoft 365. Es bleibt spannend zu beobachten, ob und wann diese Funktion auch in OneDrive, Teams oder den mobilen Apps Einzug hält.

✍️ Fazit

Mit der neuen PDF-Komprimierungsfunktion bietet SharePoint Online eine einfache, schnelle und integrierte Möglichkeit, Dateigrößen zu reduzieren – direkt im Browser, ohne Umwege. Ein kleines, aber feines Feature, das den Arbeitsalltag vieler Nutzer:innen spürbar erleichtert.